8 Kesalahan Umum dalam Penyusunan “Term of Reference”

Hi Leaders

Kerangka acuan atau yang kita kenal dengan sebutan ‘Term of Reference’ (sering disingkat menjadi ToR) adalah gambaran mengenai tujuan, ruang lingkup, dan ekspektasi kegiatan yang diberikan kepada pembicara / pengisi acara sehingga dapat membantu penyelenggaraan acara sebagaimana yang diharapkan. Kerangka acuan menjadi penting karena dalam berorganisasi, kita tentu akan sering bekerja sama ataupun mengundang pihak luar untuk menjadi pembicara / pengisi acara dalam kegiatan kita. Selain itu, kerangka acuan yang baik akan membantu memastikan acara terlaksana dengan baik dan sesuai harapan kita sebagai penyelenggara. Hal ini karena kerangka acuan adalah gambaran ekspektasi atau harapan panitia terhadap pembicara / pengisi acara yang diundang. Jika kerangka acuan tidak dapat dipahami pembicara / pengisi acara, sangat mungkin acara berubah dari rencana dan ekspektasi panitia. Agar kerangka acuan yang kamu buat dapat dipahami, pastikan kamu menghindari kesalahan-kesalahan umum yang biasa terjadi dalam penyusunan kerangka acuan berikut ini.

  1. Tidak mencantumkan profil organisasi

Ketika kita mendapatkan undangan dari seseorang, kita tentu ingin tahu siapa yang mengundang. Begitu juga dengan pembicara. Ketika pembicara mendapatkan undangan untuk mengisi suatu acara, ia butuh informasi mengenai organisasi yang mengundang sebelum memutuskan untuk hadir atau tidak. Menampilkan profil organisasi, apalagi dengan pencapaian dan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya akan membuat pengisi acara tertarik dan kemudian bersedia hadir dalam acara organisasimu.

  1. Tidak menjelaskan tujuan umum kegiatan

Selain mempertimbangkan kredibilitas organisasi yang mengundang, pembicara juga biasanya ingin tahu mengenai tujuan kegiatan. Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang baik dalam menyelenggarakan kegiatan. Tujuan tersebut harus kamu jelaskan agar calon pengisi acara mendapat gambaran betapa pentingnya kegiatan kamu sehingga ia merasa perlu untuk terlibat dan membantu terlaksananya kegiatan  tersebut.

  1. Tidak menjelaskan tujuan acara

Jika kegiatan kamu berbentuk sebuah rangkaian acara dengan beberapa acara di dalamnya, pastikan kamu menjelaskan tujuan khusus acara pada calon pengisi acara. Hal ini penting karena apabila terdapat beberapa acara dalam kegiatannya, calon pengisi acara harus mengetahui tujuan dari acara di mana ia akan menjadi pengisi acaranya. Selain itu, biasanya pengisi acara akan menimbang apakah keahlian dan pengalaman yang dimiliki sesuai dengan tujuan khusus acara tersebut atau tidak.

  1. Tidak menjelaskan secara rinci materi yang diharapkan

Saat mempertimbangkan untuk hadir dalam suatu acara, calon pengisi acara biasanya akan mengecek apakah materi yang diharapkan sesuai dengan keahlian dan pengalamannya atau tidak. Penjelasan yang tidak rinci tentang materi yang diharapkan akan membuat calon pengisi acara kebingungan menentukan apakah dia memang mampu menyampaikan materi yang diharapkan atau tidak. Selain itu, penjelasan yang tidak rinici juga akan menyulitkan calon pengisi acara menyiapkan materinya. Bahkan, tidak jarang materi yang disampaikan pada akhirnya tidak sesuai yang diharapkan. Karena itu, pastikan kerangka acuanmu menjelaskan materi yang diharapkan secara rinci dan sesuai dengan latar belakang / pengalaman / keahlian dari calon pengisi acara yang diundang.

Contoh penjelasan materi yang tidak rinci adalah meminta calon pengisi acara memberikan materi ‘public speaking’. Daripada mengajukan judul materi secara umum, kamu bisa menuliskan dalam bentuk poin-poin atau pertanyaan seperti “bagaimana cara mengurangi rasa grogi ketika berbicara di depan umum?” atau “tips-tips menyusun presentasi untuk berbicara di depan umum”.

  1. Tidak menjelaskan konsep acara atau metode penyampaian materi

Konsep dan metode penyampaian yang diatur panitia akan sangat menentukan persiapan dari pengisi acara. Persiapan untuk menjadi pengisi acara dengan konsep talkshow tentu berbeda dengan persiapan untuk konsep presentasi. Dengan menjelaskan konsep acara dan metode penyampaian materi secara jelas, pengisi acara dapat mempersiapkan diri dengan maksimal sesuai konsepnya dan terhindar dari mempersiapkan hal-hal yang tidak perlu. Penjelasan konsep juga meliputi waktu yang diberikan. Ketersediaan waktu sangat berpengaruh terhadap seberapa banyak materi yang harus dipersiapkan oleh pengisi acara.

  1. Tidak menjelaskan peserta atau audiens acara

Masih terkait dengan persiapan, menjelaskan kondisi peserta sangat penting bagi pengisi acara untuk menentukan cara terbaik menyampaikan materinya. Siapa saja peserta yang akan hadir, jumlahnya, usianya, latar belakangnya, dan informasi lainnya tentang peserta akan membantu pengisi acara merumuskan materi dan cara penyampaian terbaik bagi peserta. Membantu pengisi acara dengan hal tersebut akan membuat acara organisasimu juga semakin menarik bagi peserta karena materi dan cara penyampaiannya telah dipersiapkan sesuai kondisi mereka.

  1. Tidak mencantumkan lokasi acara

Lupa mencantumkan lokasi acara biasanya terjadi karena organisasi sudah menentukan tanggal acara secara pasti, tetapi belum menemukan atau menentukan tempat acaranya. Hal ini seharusnya dihindari karena akan membuat calon pengisi acara sulit mempertimbangkan kehadirannya. Selain itu, jika ternyata tempat acara di luar perkiraan, bukan tidak mungkin pengisi acara membatalkan kehadirannya karena harus berbagi waktu dengan agenda lain pada hari yang bersamaan. Kamu tentu saja tidak mau acaramu berantakan karena hal tersebut, kan?

  1. Tidak mencantumkan kontak panitia

Sejelas apapun kerangka acuan yang telah dibuat, kamu tetap harus mencantumkan kontak panitia agar apabila pengisi acara memiliki pertanyaaan tambahan, ia tahu harus menghubungi siapa. Mencantumkan kontak juga akan mempermudah pengisi acara ketika membutuhkan bantuan, baik sebelum penyelenggaraan acara maupun pada hari pelaksanaan acara.

Butuh contoh kerangka acuan untuk kegiatanmu? Kamu bisa mengunduhnya di sini.

Author:

Ilman Dzikri – Programme Manager of Indonesian Future Leaders

Pernah Jenuh Ketika Menjalani Kesibukan Organisasi? 4 Tips Ini Akan Membantu Kamu Lebih Mudah Menghadapinya

Hi, Leaders!

Seringkali terdengar pada masa-masa paruh tahun kedua di organisasi, para anggotanya merasakan kejenuhan. Penyebabnya bisa bermacam-macam. Misalnya, tugas kuliah yang sedang menumpuk, tempo kerja organisasi yang begitu cepat, kegiatan yang itu-itu saja setiap hari, atau sebenarnya diri kita yang terlalu malas untuk menjalani kehidupan dan mengatasnamakan kejenuhan sebagai kambing hitam. Kejenuhan dianggap sebagai hal negatif oleh sebagian orang. Padahal kalau kita mau melihat dari sudut pandang lain, kejenuhan merupakan sebuah tantangan yang wajar dan selalu dapat diatasi siapapun..

Banyak cara yang dapat dilakukan untuk  mengatasi kejenuhan dan setiap orang punya cara berbeda untuk berdamai dengannya. Berikut ini 3 tips yang bisa kamu pertimbangkan untuk dapat mengatasi kejenuhan dalam berorganisasi.

Ingat Amanah yang telah diberikan

business hand

source: congtythamtutu.net

Hal pertama yang bisa kamu lakukan ketika jenuh adalah berpikir ulang dan introspeksi diri. Berpikir apa saja penyebab yang membuat kita jenuh, kemudian juga mengingat-inigat masa-masa yang kita lalui beberapa bulan sebelumnys.  Namun, hal paling utama adalah mengingat amanah yang telah diberikan kepada kita. Di dalam organisasi, kita pasti memiliki suatu peran atau tugas yang telah secara khusus diberikan kepada kita. Tentu hal tersebut tidak semata-mata diberikan tanpa alasan yang jelas, dan bersamaan dengan diberikannya tugas tersebut, secara tidak langsung kita juga diberikan kepercayaan serta diharapkan untuk melakukan sesuatu bagi organisasi kita.

Dengan mengingat kembali amanah dan kepercayaan yang telah diberikan kepada kita, harapannya kita akan kembali termotivasi untuk melaksanakan tanggung jawab di organisasi tersebut karena tidak ingin mengecewakan teman-teman serta ingin menjaga amanah yang telah diberikan.

Ingat Tujuan Awal

11

source: sarungpreneur.com

Jika ternyata kita masih juga merasa jenuh, hal berikutnya yang bisa dilakukan adalah mengingat kembali mengapa awalnya kita ingin bergabung di organisasi tersebut. Mungkin masing-masing orang memiliki tujuan serta alasan yang berbeda-beda ketika memutuskan untuk mendaftar atau bergabung dalam suatu organisasi. Ada yang mungkin bergabung karena ingin berkontribusi, atau ingin meningkatkan kapasitas diri, dan lain sebagainya. Hal inilah yang kemudian sering terlupakan seiring berjalannya rutinitas organisasi. Oleh karena itu, ketika kita merasa jenuh, salah satu hal yang dapat membangkitkan semangat dengan mudah adalah tujuan awal kita masuk ke organisasi tersebut sehingga kita akan kembali berjuang untuk mencapai tujuan itu.

Sampaikan Rasa Jenuh kepada pimpinan atau teman di organisasi

curhat-illustration1
source: expontt.com

Ketika kita merasa jenuh, penyebabnya bisa bermacam-macam. Salah satunya adalah suasana  organisasi yang kurang menyenangkan, atau beban tugas yang terlampau banyak. Hal ini dapat diatasi dengan mengkomunikasikan hal yang kita rasakan kepada pimpinan kita ataupun rekan-rekan di organisasi tersebut. Dengan berkomunikasi dan saling terbuka, orang-orang di sekeliling kita tidak akan bertanya-tanya tentang keadaan kita, bahkan dapat membantu mencarikan solusi atas permasalahan kita. Akan lebih baik lagi jika dalam komunikasi tersebut kita juga dapat memberikan saran untuk memperbaiki suasana di lingkungan organisasi untuk selanjutnya.

Cari aktivitas lain atau kebiasaan yang tidak biasa

summer-team-building-ideas
source: smartmeetings.com

Jika rasa jenuh tersebut datang dari diri sendiri akibat dari rutinitas yang terlalu monoton, kita bisa mengatasinya dengan mengubah rutinitas tersebut, atau sejenak menjauhkan diri dari rutinitas yang ada. Misalnya, melakukan aktivitas yang tidak biasa kita lakukan serta berbeda dengan rutinitas yang kita laksanakan di dalam organisasi. Dengan adanya hal-hal serta tantangan baru, biasanya diri kita akan lebih merasa tertantang dan motivasi akan kembali hadir.

Selain itu, bisa saja kita meminta izin beberapa waktu kepada rekan di organisasi untuk sejenak menjauhkan diri dari rutinitas organisasi. Bepergian atau jalan-jalan ke tempat-tempat yang bisa menjernihkan pikiran, atau bahkan sekedar bersantai dengan orang-orang yang disayangi bisa menjadi pilihan untuk menyegarkan diri yang sedang dilanda kejenuhan.

 

 

Author :
Fajar Rahasmoro
Penulis merupakan Koordinator Bidang Kemahasiswaan di Badan Eksekutif Mahasiswa UI 2016. Sebelumnya penulis juga menjabat sebagai Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa FMIPA UI tahun 2015. Selain aktif di organisasi kemahasiswaan, penulis juga aktif di bidang seni Mural.

Roadshow School of Volunteers 2.0

Halo Leaders.

PSX_20160819_102722 (1)

Selama sebulan ini kami dari Indonesian Future Leaders chapter Sulawesi Selatan telah melakukan roadshow ke 5 SMA di Sulawesi Selatan dalam rangkaian kegiatan School of Volunteers (SoV). SoV merupakan salah satu program IFL yang bertujuan untuk menggerakkan dan mewadahi siswa-siswi SMA dalam melaksanakan dan merancang proyek sosial sendiri. Kami dari IFL Sulsel telah melakukan roadshow di 5 sekoalh di Sulawesi Selatan yakni pada tanggal 18 Agustus di SMAN 2 Tinggimoncong, 19 Agustus di SMAN 21 Makassar, 22 Agustus di SMAN 1 Bajeng, 24 Agustus di SMAN 17 Makassar dan 27 Agustus di SMAN 2 Bantaeng.

Dari hasil roadshow kami pada 5 sekolah ini kami terlah berhasil mendapatkan kurang lebih 30 Usulan Proyek Sosial yang nantinya akan kami seleksi, kami juga akan tetap melakukan roadshow pada 5 sekolah di Sulawesi Selatan untuk mencari siswa-siswi SMA yang ingin merancang dan menjalankan sendiri proyek sosial mereka. SMA selanjutnya yang menjadi persinggahan kami dari Indonesian Future Leaders Chapter Sulawesi Selatan adalah Bosowa International School yakni pada tanggal 2 September 2016.

Hayoo Leaders, mau tau apa saja proyek sosial yang akan dibuat oleh siswa-siswi SMA bersama kakak-kakak fasilitator dari Indonesian Future Leaders chapter Sulawesi Selatan (IFL Sulsel) ?

Ikuti terus perkembangannya ya!

Lets Initiate, Act, Share and Inspire

Pengumuman Oprec Tahap Wawancara IFL Sulsel 2016

HASIL SELEKSI TAHAP WAWANCARA
Berikut adalan nama – nama calon staff Indonesian Future Leaders chapter Sulsel 
yang LULUS tahap wawancara dan dinyatakan sebagai STAFF Indonesian Future Leaders chapter Sulawesi Selatan

OPREC1

Kami ucapkan SELAMAT bagi yang LULUS sebagai Staff IFL SulSel

Bagi para pendaftar yang belum lulus jangan berkecil hati, anda masih dapat bergabung bersama kami sebagai Volunteer Indonesian Future Leaders chapter Sulawesi Selatan

*Bagi peserta yang dinyatakan lulus sebagai staff IFL SulSel harap melakukan konformasi melalui line ke @dadangmasbakar dengan format “Nama Lenkap_IFL SulSel_dan satu kata buat pengurus baru”