8 Kesalahan Umum dalam Penyusunan “Term of Reference”

Hi Leaders

Kerangka acuan atau yang kita kenal dengan sebutan ‘Term of Reference’ (sering disingkat menjadi ToR) adalah gambaran mengenai tujuan, ruang lingkup, dan ekspektasi kegiatan yang diberikan kepada pembicara / pengisi acara sehingga dapat membantu penyelenggaraan acara sebagaimana yang diharapkan. Kerangka acuan menjadi penting karena dalam berorganisasi, kita tentu akan sering bekerja sama ataupun mengundang pihak luar untuk menjadi pembicara / pengisi acara dalam kegiatan kita. Selain itu, kerangka acuan yang baik akan membantu memastikan acara terlaksana dengan baik dan sesuai harapan kita sebagai penyelenggara. Hal ini karena kerangka acuan adalah gambaran ekspektasi atau harapan panitia terhadap pembicara / pengisi acara yang diundang. Jika kerangka acuan tidak dapat dipahami pembicara / pengisi acara, sangat mungkin acara berubah dari rencana dan ekspektasi panitia. Agar kerangka acuan yang kamu buat dapat dipahami, pastikan kamu menghindari kesalahan-kesalahan umum yang biasa terjadi dalam penyusunan kerangka acuan berikut ini.

  1. Tidak mencantumkan profil organisasi

Ketika kita mendapatkan undangan dari seseorang, kita tentu ingin tahu siapa yang mengundang. Begitu juga dengan pembicara. Ketika pembicara mendapatkan undangan untuk mengisi suatu acara, ia butuh informasi mengenai organisasi yang mengundang sebelum memutuskan untuk hadir atau tidak. Menampilkan profil organisasi, apalagi dengan pencapaian dan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya akan membuat pengisi acara tertarik dan kemudian bersedia hadir dalam acara organisasimu.

  1. Tidak menjelaskan tujuan umum kegiatan

Selain mempertimbangkan kredibilitas organisasi yang mengundang, pembicara juga biasanya ingin tahu mengenai tujuan kegiatan. Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang baik dalam menyelenggarakan kegiatan. Tujuan tersebut harus kamu jelaskan agar calon pengisi acara mendapat gambaran betapa pentingnya kegiatan kamu sehingga ia merasa perlu untuk terlibat dan membantu terlaksananya kegiatan  tersebut.

  1. Tidak menjelaskan tujuan acara

Jika kegiatan kamu berbentuk sebuah rangkaian acara dengan beberapa acara di dalamnya, pastikan kamu menjelaskan tujuan khusus acara pada calon pengisi acara. Hal ini penting karena apabila terdapat beberapa acara dalam kegiatannya, calon pengisi acara harus mengetahui tujuan dari acara di mana ia akan menjadi pengisi acaranya. Selain itu, biasanya pengisi acara akan menimbang apakah keahlian dan pengalaman yang dimiliki sesuai dengan tujuan khusus acara tersebut atau tidak.

  1. Tidak menjelaskan secara rinci materi yang diharapkan

Saat mempertimbangkan untuk hadir dalam suatu acara, calon pengisi acara biasanya akan mengecek apakah materi yang diharapkan sesuai dengan keahlian dan pengalamannya atau tidak. Penjelasan yang tidak rinci tentang materi yang diharapkan akan membuat calon pengisi acara kebingungan menentukan apakah dia memang mampu menyampaikan materi yang diharapkan atau tidak. Selain itu, penjelasan yang tidak rinici juga akan menyulitkan calon pengisi acara menyiapkan materinya. Bahkan, tidak jarang materi yang disampaikan pada akhirnya tidak sesuai yang diharapkan. Karena itu, pastikan kerangka acuanmu menjelaskan materi yang diharapkan secara rinci dan sesuai dengan latar belakang / pengalaman / keahlian dari calon pengisi acara yang diundang.

Contoh penjelasan materi yang tidak rinci adalah meminta calon pengisi acara memberikan materi ‘public speaking’. Daripada mengajukan judul materi secara umum, kamu bisa menuliskan dalam bentuk poin-poin atau pertanyaan seperti “bagaimana cara mengurangi rasa grogi ketika berbicara di depan umum?” atau “tips-tips menyusun presentasi untuk berbicara di depan umum”.

  1. Tidak menjelaskan konsep acara atau metode penyampaian materi

Konsep dan metode penyampaian yang diatur panitia akan sangat menentukan persiapan dari pengisi acara. Persiapan untuk menjadi pengisi acara dengan konsep talkshow tentu berbeda dengan persiapan untuk konsep presentasi. Dengan menjelaskan konsep acara dan metode penyampaian materi secara jelas, pengisi acara dapat mempersiapkan diri dengan maksimal sesuai konsepnya dan terhindar dari mempersiapkan hal-hal yang tidak perlu. Penjelasan konsep juga meliputi waktu yang diberikan. Ketersediaan waktu sangat berpengaruh terhadap seberapa banyak materi yang harus dipersiapkan oleh pengisi acara.

  1. Tidak menjelaskan peserta atau audiens acara

Masih terkait dengan persiapan, menjelaskan kondisi peserta sangat penting bagi pengisi acara untuk menentukan cara terbaik menyampaikan materinya. Siapa saja peserta yang akan hadir, jumlahnya, usianya, latar belakangnya, dan informasi lainnya tentang peserta akan membantu pengisi acara merumuskan materi dan cara penyampaian terbaik bagi peserta. Membantu pengisi acara dengan hal tersebut akan membuat acara organisasimu juga semakin menarik bagi peserta karena materi dan cara penyampaiannya telah dipersiapkan sesuai kondisi mereka.

  1. Tidak mencantumkan lokasi acara

Lupa mencantumkan lokasi acara biasanya terjadi karena organisasi sudah menentukan tanggal acara secara pasti, tetapi belum menemukan atau menentukan tempat acaranya. Hal ini seharusnya dihindari karena akan membuat calon pengisi acara sulit mempertimbangkan kehadirannya. Selain itu, jika ternyata tempat acara di luar perkiraan, bukan tidak mungkin pengisi acara membatalkan kehadirannya karena harus berbagi waktu dengan agenda lain pada hari yang bersamaan. Kamu tentu saja tidak mau acaramu berantakan karena hal tersebut, kan?

  1. Tidak mencantumkan kontak panitia

Sejelas apapun kerangka acuan yang telah dibuat, kamu tetap harus mencantumkan kontak panitia agar apabila pengisi acara memiliki pertanyaaan tambahan, ia tahu harus menghubungi siapa. Mencantumkan kontak juga akan mempermudah pengisi acara ketika membutuhkan bantuan, baik sebelum penyelenggaraan acara maupun pada hari pelaksanaan acara.

Butuh contoh kerangka acuan untuk kegiatanmu? Kamu bisa mengunduhnya di sini.

Author:

Ilman Dzikri – Programme Manager of Indonesian Future Leaders

Pernah Jenuh Ketika Menjalani Kesibukan Organisasi? 4 Tips Ini Akan Membantu Kamu Lebih Mudah Menghadapinya

Hi, Leaders!

Seringkali terdengar pada masa-masa paruh tahun kedua di organisasi, para anggotanya merasakan kejenuhan. Penyebabnya bisa bermacam-macam. Misalnya, tugas kuliah yang sedang menumpuk, tempo kerja organisasi yang begitu cepat, kegiatan yang itu-itu saja setiap hari, atau sebenarnya diri kita yang terlalu malas untuk menjalani kehidupan dan mengatasnamakan kejenuhan sebagai kambing hitam. Kejenuhan dianggap sebagai hal negatif oleh sebagian orang. Padahal kalau kita mau melihat dari sudut pandang lain, kejenuhan merupakan sebuah tantangan yang wajar dan selalu dapat diatasi siapapun..

Banyak cara yang dapat dilakukan untuk  mengatasi kejenuhan dan setiap orang punya cara berbeda untuk berdamai dengannya. Berikut ini 3 tips yang bisa kamu pertimbangkan untuk dapat mengatasi kejenuhan dalam berorganisasi.

Ingat Amanah yang telah diberikan

business hand

source: congtythamtutu.net

Hal pertama yang bisa kamu lakukan ketika jenuh adalah berpikir ulang dan introspeksi diri. Berpikir apa saja penyebab yang membuat kita jenuh, kemudian juga mengingat-inigat masa-masa yang kita lalui beberapa bulan sebelumnys.  Namun, hal paling utama adalah mengingat amanah yang telah diberikan kepada kita. Di dalam organisasi, kita pasti memiliki suatu peran atau tugas yang telah secara khusus diberikan kepada kita. Tentu hal tersebut tidak semata-mata diberikan tanpa alasan yang jelas, dan bersamaan dengan diberikannya tugas tersebut, secara tidak langsung kita juga diberikan kepercayaan serta diharapkan untuk melakukan sesuatu bagi organisasi kita.

Dengan mengingat kembali amanah dan kepercayaan yang telah diberikan kepada kita, harapannya kita akan kembali termotivasi untuk melaksanakan tanggung jawab di organisasi tersebut karena tidak ingin mengecewakan teman-teman serta ingin menjaga amanah yang telah diberikan.

Ingat Tujuan Awal

11

source: sarungpreneur.com

Jika ternyata kita masih juga merasa jenuh, hal berikutnya yang bisa dilakukan adalah mengingat kembali mengapa awalnya kita ingin bergabung di organisasi tersebut. Mungkin masing-masing orang memiliki tujuan serta alasan yang berbeda-beda ketika memutuskan untuk mendaftar atau bergabung dalam suatu organisasi. Ada yang mungkin bergabung karena ingin berkontribusi, atau ingin meningkatkan kapasitas diri, dan lain sebagainya. Hal inilah yang kemudian sering terlupakan seiring berjalannya rutinitas organisasi. Oleh karena itu, ketika kita merasa jenuh, salah satu hal yang dapat membangkitkan semangat dengan mudah adalah tujuan awal kita masuk ke organisasi tersebut sehingga kita akan kembali berjuang untuk mencapai tujuan itu.

Sampaikan Rasa Jenuh kepada pimpinan atau teman di organisasi

curhat-illustration1
source: expontt.com

Ketika kita merasa jenuh, penyebabnya bisa bermacam-macam. Salah satunya adalah suasana  organisasi yang kurang menyenangkan, atau beban tugas yang terlampau banyak. Hal ini dapat diatasi dengan mengkomunikasikan hal yang kita rasakan kepada pimpinan kita ataupun rekan-rekan di organisasi tersebut. Dengan berkomunikasi dan saling terbuka, orang-orang di sekeliling kita tidak akan bertanya-tanya tentang keadaan kita, bahkan dapat membantu mencarikan solusi atas permasalahan kita. Akan lebih baik lagi jika dalam komunikasi tersebut kita juga dapat memberikan saran untuk memperbaiki suasana di lingkungan organisasi untuk selanjutnya.

Cari aktivitas lain atau kebiasaan yang tidak biasa

summer-team-building-ideas
source: smartmeetings.com

Jika rasa jenuh tersebut datang dari diri sendiri akibat dari rutinitas yang terlalu monoton, kita bisa mengatasinya dengan mengubah rutinitas tersebut, atau sejenak menjauhkan diri dari rutinitas yang ada. Misalnya, melakukan aktivitas yang tidak biasa kita lakukan serta berbeda dengan rutinitas yang kita laksanakan di dalam organisasi. Dengan adanya hal-hal serta tantangan baru, biasanya diri kita akan lebih merasa tertantang dan motivasi akan kembali hadir.

Selain itu, bisa saja kita meminta izin beberapa waktu kepada rekan di organisasi untuk sejenak menjauhkan diri dari rutinitas organisasi. Bepergian atau jalan-jalan ke tempat-tempat yang bisa menjernihkan pikiran, atau bahkan sekedar bersantai dengan orang-orang yang disayangi bisa menjadi pilihan untuk menyegarkan diri yang sedang dilanda kejenuhan.

 

 

Author :
Fajar Rahasmoro
Penulis merupakan Koordinator Bidang Kemahasiswaan di Badan Eksekutif Mahasiswa UI 2016. Sebelumnya penulis juga menjabat sebagai Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa FMIPA UI tahun 2015. Selain aktif di organisasi kemahasiswaan, penulis juga aktif di bidang seni Mural.

5 Tips yang perlu kamu miliki apabila ingin menginisiasi organisasimu sendiri.

Hi, Leaders!

Mendirikan organisasi tentu saja bukan hal yang mudah. Namun, metika kamu melihat permasalahan di lingkungan sekitarmu, tetapi tidak menemukan tempat untuk berkontribusi dalam penyelesaiannya, bisa jadi kamu memang ditakdirkan memulai organisasi kamu sendiri. Berikut beberapa tips yang perlu kamu miliki apabila ingin menginisiasi organisasimu sendiri.

1.Visi yang Jelas dan Orisinil
5

Dalam membuat organisasi, visi yang jelas sangat diperlukan. Visi yang jelas berarti visi yang mudah dimengerti dan tidak menimbulkan pemahaman yang berbeda diantara anggota tim. Untuk merumuskan visi ini, kamu dapat memulainya dengan menjelaskan urgensi dari masalah yang ingin organisasi kamu selesaikan. Bila visi kamu ternyata sama dengan orang lain, kamu juga dapat memaparkan masalah kamu dari sudut pandang yang berbeda sehingga visi kamu menjadi orisinil dan berbeda dibanding dengan visi organisasi lainnya.

2. Struktur

6

Why structure is important? Mempunyai struktur akan jauh memudahkan kamu dan organisasi untuk mencapai visi yang telah ditentukan. Struktur tersebut tentunya harus dapat memudahkan kamu dan anggota tim kamu untuk menjalankan visi dan fungsi dari organisasi kamu. Dengan adanya struktur, kamu akan memiliki alur kerja yang jelas di dalam tim. Hal ini akan memudahkan kamu dalam berkoordinasi dengan anggota tim lainnya dan mencegah terjadinya overlapping dengan divisi-divisi lain.

3. Roadmap

7

Selain memiliki visi dan struktur, kamu juga harus memiliki roadmap yang akan membantu kamu untuk mencapai visi kamu. Di dalamnya, roadmap tersebut harus berisikan kebijakan-kebijakan dan kegiatan-kegiatan yang akan kamu jalankan melalui organisasi kamu. Dalam membuat roadmap, kamu harus mendasarkan setiap kegiatan kamu dari visi organisasi kamu. Berangkat dari visi, kamu dapat menuangkan rincian kegiatan organisasi yang akan dijalankan ke dalam roadmap yang bersifat tahunan, semester, bulan dan mingguan.

4. Anggota yang Berkualitas

8

Rekrutlah orang-orang yang berkualitas dalam menjalankan organisasi kamu. Kamu tidak harus mengukur kualitas seseorang hanya dari kemampuan yang dimiliki, tetapi juga karakternya. Kedua hal tersebut sangat mutlak dimiliki seluruh anggota organisasi kamu, apabila kamu ingin mengembangkan organisasi kamu secara serius. Ketika memilih anggota, kamu akan menemukan orang dengan berbagai macam karakter, cara kerja dan teknik mengeksekusi kegiatan. Karena itu, kamu harus berusaha tetap objektif agar tidak terperangkap dalam jebakan perasaan dalam memilih para anggota.

5. Mental Tahan Banting

9

Dalam membangun organisasi, penolakan pasti akan sering datang. Di sini, banyak orang yang akan mempertanyakan visi organisasi kamu secara kritis, kapabilitas kamu dalam memimpin organisasi dan lainnya. Tidak hanya itu, bisa jadi lingkungan di sekitar tidak mendukung kamu.

Namun jangan khawatir, terlepas dari adanya berbagai penolakan yang muncul, pasti akan ada orang-orang yang mendukung kamu. Apabila kamu berhasil melewati proses ini, kamu akan menjadi orang yang berkualitas tinggi dan otentik. Tidak ada sesuatu yang instan dalam memimpin organisasi, karena proses yang berkualitas akan menentukan hasil yang berkualitas.

Itulah 5 tips yang perlu diperhatikan ketika ingin mendirikan organisasi. Terakhir, jangan takut membuat kesalahan. Nobody is perfect. Selamat berjuang dan mendirikan organisasi.

Dalam prosesnya kamu harus kuat dan mampu bertahan karena hal ini akan membuat kamu menjadi orang yang berbeda.

Author :

Kevin Tan, merupakan founder sekaligus presiden dari Indonesia Berbicara. Selain itu saat ini penulis juga bekerja sebagai staff spesialis di DPR RI dan kolumnis di CNN Indonesia

Pentingnya Menjaga Moral Anggota Tim Kamu! 4 Cara Mudah Dongkrak Moral Tim

Hi Future Leaders!

Ketika beban pekerjaan dalam suatu tim sangat tinggi, mudah sekali bagi anggotanya untuk merasa tertekan dan moody. Meskipun sepertinya ini merupakan tren yang normal dalam suatu tim, ketua tim sebenarnya harus waspada! Alasannya, jika tren ini terus berlanjut, bukan tidak mungkin moral tim bisa merosot drastis. Jika itu terjadi, kinerja tim bisa menjadi sangat buruk.

Untuk mencegah atau menguranginya, ikutilah 4 cara mudah ini:

1.    A Compliment A Day Keeps The Negativity Away!

1

Ketika semua anggota tim amat sibuk, sering kali anggota maupun ketua tim lupa untuk berhenti sejenak dan menghargai kerja keras sesama. Ucapan sederhana seperti “Good Job!” terkadang sudah cukup untuk mendongkrak moral orang yang mendapat pujian tersebut. Tentunya, pujian yang diutarakan harus tulus dan bermakna. Pujian yang terkesan memaksa akan kehilangan daya sihirnya.

2.    Jadilah Steve Jobs di Tim Kamu: Jadilah Panutan Tim

2

Steve Jobs terkenal sebagai seorang visioner yang tetap tegar meskipun ketika banyak orang meragukan visi dia. Ketegaran Steve Jobs ini amatlah penting bagi pekerja Apple karena ketegaran ini lah yang selalu mendorong semangat para pekerja Apple. Oleh karena itu, sebagai ketua tim, seyogianya kamu selalu berpandangan positif dan tidak menunjukan kekhawatiran yang berlebih. Sebab pandangan positif kamu dapat menular kepada anggota-anggota tim kamu.

3.    Party Time!

3

Selalu cari kesempatan untuk merayakan kesuksesan tim. Perayaan merefleksikan apresiasi kamu sebagai team leader terhadap anggota tim kamu. Ini juga menunjukkan bahwa setiap anggota tim tidak ada yang merasa tidak dihargai. Membuat perayaan pada waktu yang tepat dapat menjadi suntikan moral kilat!

4.    Hargai Cara Kerja Mereka

4

Setiap orang memiliki kebiasaan kerja yang berbeda-beda. Contohnya, beberapa orang lebih suka bekerja sendiri dan cenderung lebih produktif jika orang tersebut diberi waktu sendiri. A good team leader knows each member’s work preference and respect the differences. Kebebasan memilih cara kerja yang sesuai akan membuat anggota tim nyaman, lebih produktif, dan tentunya moral tim pun tetap terjaga.

 

Author:
Anthony Gunawan