8 Kesalahan Umum dalam Penyusunan “Term of Reference”

Hi Leaders

Kerangka acuan atau yang kita kenal dengan sebutan ‘Term of Reference’ (sering disingkat menjadi ToR) adalah gambaran mengenai tujuan, ruang lingkup, dan ekspektasi kegiatan yang diberikan kepada pembicara / pengisi acara sehingga dapat membantu penyelenggaraan acara sebagaimana yang diharapkan. Kerangka acuan menjadi penting karena dalam berorganisasi, kita tentu akan sering bekerja sama ataupun mengundang pihak luar untuk menjadi pembicara / pengisi acara dalam kegiatan kita. Selain itu, kerangka acuan yang baik akan membantu memastikan acara terlaksana dengan baik dan sesuai harapan kita sebagai penyelenggara. Hal ini karena kerangka acuan adalah gambaran ekspektasi atau harapan panitia terhadap pembicara / pengisi acara yang diundang. Jika kerangka acuan tidak dapat dipahami pembicara / pengisi acara, sangat mungkin acara berubah dari rencana dan ekspektasi panitia. Agar kerangka acuan yang kamu buat dapat dipahami, pastikan kamu menghindari kesalahan-kesalahan umum yang biasa terjadi dalam penyusunan kerangka acuan berikut ini.

  1. Tidak mencantumkan profil organisasi

Ketika kita mendapatkan undangan dari seseorang, kita tentu ingin tahu siapa yang mengundang. Begitu juga dengan pembicara. Ketika pembicara mendapatkan undangan untuk mengisi suatu acara, ia butuh informasi mengenai organisasi yang mengundang sebelum memutuskan untuk hadir atau tidak. Menampilkan profil organisasi, apalagi dengan pencapaian dan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya akan membuat pengisi acara tertarik dan kemudian bersedia hadir dalam acara organisasimu.

  1. Tidak menjelaskan tujuan umum kegiatan

Selain mempertimbangkan kredibilitas organisasi yang mengundang, pembicara juga biasanya ingin tahu mengenai tujuan kegiatan. Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang baik dalam menyelenggarakan kegiatan. Tujuan tersebut harus kamu jelaskan agar calon pengisi acara mendapat gambaran betapa pentingnya kegiatan kamu sehingga ia merasa perlu untuk terlibat dan membantu terlaksananya kegiatan  tersebut.

  1. Tidak menjelaskan tujuan acara

Jika kegiatan kamu berbentuk sebuah rangkaian acara dengan beberapa acara di dalamnya, pastikan kamu menjelaskan tujuan khusus acara pada calon pengisi acara. Hal ini penting karena apabila terdapat beberapa acara dalam kegiatannya, calon pengisi acara harus mengetahui tujuan dari acara di mana ia akan menjadi pengisi acaranya. Selain itu, biasanya pengisi acara akan menimbang apakah keahlian dan pengalaman yang dimiliki sesuai dengan tujuan khusus acara tersebut atau tidak.

  1. Tidak menjelaskan secara rinci materi yang diharapkan

Saat mempertimbangkan untuk hadir dalam suatu acara, calon pengisi acara biasanya akan mengecek apakah materi yang diharapkan sesuai dengan keahlian dan pengalamannya atau tidak. Penjelasan yang tidak rinci tentang materi yang diharapkan akan membuat calon pengisi acara kebingungan menentukan apakah dia memang mampu menyampaikan materi yang diharapkan atau tidak. Selain itu, penjelasan yang tidak rinici juga akan menyulitkan calon pengisi acara menyiapkan materinya. Bahkan, tidak jarang materi yang disampaikan pada akhirnya tidak sesuai yang diharapkan. Karena itu, pastikan kerangka acuanmu menjelaskan materi yang diharapkan secara rinci dan sesuai dengan latar belakang / pengalaman / keahlian dari calon pengisi acara yang diundang.

Contoh penjelasan materi yang tidak rinci adalah meminta calon pengisi acara memberikan materi ‘public speaking’. Daripada mengajukan judul materi secara umum, kamu bisa menuliskan dalam bentuk poin-poin atau pertanyaan seperti “bagaimana cara mengurangi rasa grogi ketika berbicara di depan umum?” atau “tips-tips menyusun presentasi untuk berbicara di depan umum”.

  1. Tidak menjelaskan konsep acara atau metode penyampaian materi

Konsep dan metode penyampaian yang diatur panitia akan sangat menentukan persiapan dari pengisi acara. Persiapan untuk menjadi pengisi acara dengan konsep talkshow tentu berbeda dengan persiapan untuk konsep presentasi. Dengan menjelaskan konsep acara dan metode penyampaian materi secara jelas, pengisi acara dapat mempersiapkan diri dengan maksimal sesuai konsepnya dan terhindar dari mempersiapkan hal-hal yang tidak perlu. Penjelasan konsep juga meliputi waktu yang diberikan. Ketersediaan waktu sangat berpengaruh terhadap seberapa banyak materi yang harus dipersiapkan oleh pengisi acara.

  1. Tidak menjelaskan peserta atau audiens acara

Masih terkait dengan persiapan, menjelaskan kondisi peserta sangat penting bagi pengisi acara untuk menentukan cara terbaik menyampaikan materinya. Siapa saja peserta yang akan hadir, jumlahnya, usianya, latar belakangnya, dan informasi lainnya tentang peserta akan membantu pengisi acara merumuskan materi dan cara penyampaian terbaik bagi peserta. Membantu pengisi acara dengan hal tersebut akan membuat acara organisasimu juga semakin menarik bagi peserta karena materi dan cara penyampaiannya telah dipersiapkan sesuai kondisi mereka.

  1. Tidak mencantumkan lokasi acara

Lupa mencantumkan lokasi acara biasanya terjadi karena organisasi sudah menentukan tanggal acara secara pasti, tetapi belum menemukan atau menentukan tempat acaranya. Hal ini seharusnya dihindari karena akan membuat calon pengisi acara sulit mempertimbangkan kehadirannya. Selain itu, jika ternyata tempat acara di luar perkiraan, bukan tidak mungkin pengisi acara membatalkan kehadirannya karena harus berbagi waktu dengan agenda lain pada hari yang bersamaan. Kamu tentu saja tidak mau acaramu berantakan karena hal tersebut, kan?

  1. Tidak mencantumkan kontak panitia

Sejelas apapun kerangka acuan yang telah dibuat, kamu tetap harus mencantumkan kontak panitia agar apabila pengisi acara memiliki pertanyaaan tambahan, ia tahu harus menghubungi siapa. Mencantumkan kontak juga akan mempermudah pengisi acara ketika membutuhkan bantuan, baik sebelum penyelenggaraan acara maupun pada hari pelaksanaan acara.

Butuh contoh kerangka acuan untuk kegiatanmu? Kamu bisa mengunduhnya di sini.

Author:

Ilman Dzikri – Programme Manager of Indonesian Future Leaders

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s